Política de Tratamiento de datos Personales
CD-AUTOSHOP.
1.
Objetivos.
–
Establecer los criterios sobre la obtención,
recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y
transmisión de datos personales.
–
Establecer las responsabilidades de CD-AUTOSHOP, sus
socios, directivos, empleados, aliados estratégicos y encargados respecto al
tratamiento de datos personales.
2.
Destinatarios de la política de tratamiento de la información.
Esta
política aplica a todas las personas naturales que se encuentren en las bases
de datos de CDAUTOSHOP ya sea calidad de responsable o Encargado del
tratamiento de los datos personales.
3.
Marco Legal.
El
artículo 15 de la Constitución Política establece que cualquier persona tiene
derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan
sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas.
Igualmente, ordenar a quienes tienen datos personales de terceros respetar los
derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y
circula esa clase de información.
4.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las
condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de lo Tanto el
responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros,
deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones
y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales,
laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar
estricta confidencialidad en relación con los datos tratados. Cualquier
incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas
en este documento debe ser reportado al correo electrónico: servicioalcliente@cdautoshop.com.co
o la a la dirección:
Neiva: Cra 5 No 70 sur - 27,
Neiva, Huila
Florencia: Cra 11 No 4 sur - 71,
Florencia, Caquetá
Pitalito: Av Circunvalar No- 10 -
137 sur, Pitalito, Huila
5.
Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la
finalidad del mismo.
Los datos que se recolectan serán tratados de manera
transparente, leal y lícita con la finalidad principal de planear, desarrollar,
ejecutar y adelantar las actividades de importación, exportación, compra, venta
y distribución de toda clase de vehículos automotores; importación,
exportación, compra, venta y distribución de partes, piezas y repuestos de
vehículos automotores; la prestación de toda clase de servicios de reparación y
mantenimiento de vehículos automotores; la representación de firmas o casas
nacionales o extranjeras que desarrollen el mismo objeto o tengan actividades
similares o complementarias a CD-AUTOSHOP.
Lo anterior, en cumplimiento de la normatividad vigente, el
objeto social de la compañía y los compromisos adquiridos con los socios y
clientes, así como el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos
(SMS,chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos
y/o personales. Adicionalmente, CD-AUTOSHOP, podrá tratar los datos personales
para los siguientes fines:
–
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo
de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con CD-AUTOSHOP,
respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no
adquirido o respecto de cualquier relación precontractual o contractual
subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o
extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
–
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos),
efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de
CD-AUTOSHOP – Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red
de distribución, telemercadeo.
–
Crear bases de datos para los fines descritos en la
respectiva autorización.
–
Enviar invitaciones a eventos, campañas, lanzamientos
de producto por medio electrónicos como correo electrónico, SMS (mensajes de
texto).
–
Realizar grabación de las llamadas que realicen los
titulares de los datos como soporte ante quejas y reclamos, en cumplimiento con
requerimiento legales.
CD-AUTOSHOP,
también podrá:
–
Conocer la información del titular del dato que
repose en Administradoras del Sistema de la Seguridad Social de que trata la
Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen o sustituyan y proporcionarles
su información a los mismos.
–
Acceder y consultar la información del titular del
dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier
Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera;
–
Los datos recolectados a través de puntos de
seguridad, así como, los datos tomados de los documentos suministrados por el
titular al personal de seguridad y los obtenidos de las videograbaciones que se
realizan dentro o fuera de las instalaciones de CD-AUTOSHOP., se utilizarán
para fines de seguridad y vigilancia de las personas en los bienes e
instalaciones de CD-AUTOSHOP, y podrán ser utilizados como prueba en cualquier
tipo de proceso.
6.
Principios para el tratamiento de datos personales.
6.1 Se
encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:
–
El Titular, quien deberá acreditar su identidad en
forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición
CD-AUTOSHOP Y SUS ALIADOS ESTRATEGICOS – Los causahabientes del Titular,
quienes deberán acreditar tal calidad.
–
El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular,
previa acreditación de la representación o apoderamiento.
–
Autorización a favor de otro o para otro.
6.2
Autorización para tratamiento de datos sensibles:
Cuando
se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes
requisitos:
–
La autorización debe ser explícita.
–
Se debe informar al Titular que no está obligado a
autorizar el tratamiento de dicha información.
–
Se debe informar de forma explícita y previa al
Titular cuáles de los datos serán objeto de tratamiento de información sensible
y la finalidad de este.
6.3
Principios relacionados con la calidad de la información.
Principio
de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean
precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando
CD-AUTOSHOP lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando
sea procedente.
6.4
Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos
personales.
6.4.1
Principio de seguridad: Cada persona de CD-AUTOSHOP., deberá cumplir las
medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para
otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio
de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho
del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6.4.2
Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos
personales a las siguientes personas:
–
Al titular del dato.
–
A las personas autorizadas por el titular del dato.
–
A las personas que por mandato legal u orden judicial
sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
–
Los datos personales, salvo la información pública,
no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares de los datos
personales o terceros autorizados conforme a la presente política o a la ley.
6.4.3Principio
circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos
personales a las siguientes personas:
–
Al titular del dato, sus causahabientes o sus
representantes legales.
–
A las personas autorizadas por el titular del dato o
por la ley.
–
A las entidades públicas o administrativas en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En este
último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la
siguiente manera:
En
primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud
indicando el vínculo entre lanecesidad de obtener el dato y el cumplimiento de
sus funciones constitucionales o legales. En segundo lugar, con la entrega de
la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe
cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como
Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir
con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley,
en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo,
circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
6.4.4Principio
de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de
datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a
garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda
al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del
dato.
7.
Derechos aplicables a los titulares de datos personales.
CD-AUTOSHOP,
se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares
de los datos:
–
Permitir el acceso en forma gratuita a los datos
personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por
cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.
–
-La información deberá ser de fácil lectura y deberá
corresponder en un todo a aquella que repose en las bases de datos o archivos
de CD-AUTOSHOP.
–
Conocer, actualizar y rectificar los datos
personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la
identificación de la persona para evitar que terceros no autorizado accedan a
los datos del titular del dato.
–
Informar sobre el uso que CD-AUTOSHOP, ha dado a los
datos personales del titular.
–
Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las
pautas establecidas en la ley y en la presente política.
–
Acceder a la solicitud de revocatoria de la
autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de
Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de
CDAUTOSHOP, SUS SOCIOS, DIRECTIVOS, EMPLEADOS Y ALIADOS ESTRATEGICOS se ha
incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
–
El Titular también podrá revocar la autorización y
solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual
que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del
Responsable o Encargado.
–
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por
las siguientes personas:
–
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad
en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición
CD-AUTOSHOP Y SUS ALIADOS ESTRATEGICOS – Por sus causahabientes, quienes
deberán acreditar tal calidad.
–
Por el representante y/o apoderado del Titular,
previa acreditación de la representación o apoderamiento.
–
Por estipulación a favor de otro o para otro.
–
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se
ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
8.
Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos.
CD-AUTOSHOP.
en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, hace de su
conocimiento el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus
derechos.
A
continuación, el paso a paso para radicar su solicitud:
1.
Realice un comunicado dirigido a CD-AUTOSHOP. en el cual se especifique: –
Nombres y apellidos.
–
Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica
y teléfonos de contacto),
–
Medios para recibir respuesta a su solicitud,
–
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo,
–
Descripción del Derecho que desea ejercer ante
CD-AUTOSHOP
–
Firma, número de identificación.
2.
Anexe copia del documento de identidad del titular ampliado al 150%. Cuando la
solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante del
titular, deberá acreditar dicha calidad.
3.
Adjunte los documentos en los que soporte su solicitud y/o vulneración de sus
derechos.
4.
Remita la información anterior a través del correo electrónico:
servicioalcliente@cdautoshop.com.co
o dirección Av 26 Nro 35-97 en la ciudad de Neiva.
Las
solicitudes, quejas y reclamos incompletos o con cualquier tipo de
inconsistencias, se podrán subsanar dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes, a la recepción de la radicación. Si transcurridos dos (2) meses
contados a partir de la radicación inicial, el solicitante no ha completado la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez
recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos con una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha marcación se mantendrá hasta que la solicitud,
queja o reclamo sea resuelto. Si la persona o área que recibe el reclamo no es
el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
CD-AUTOSHOP
tiene un término máximo para atender su requerimiento de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo a
satisfacción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que
se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CD-AUTOSHOP,
dispondrá de un sistema de información para llevar el registro de todas las
actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre
otras, lo siguiente:
–
Fecha de recibo del requerimiento/reclamo.
–
Clasificación del requerimiento/reclamo
–
Datos básicos del titular y/o de quien realice el
reclamo.
–
Descripción de los motivos/hechos que dan lugar al
reclamo.
–
Nombre del encargado de gestionar el requerimiento/
reclamo.
–
Fecha de envío de la respuesta al titular del dato y
cierre de caso.
9.
Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y
Comercio:
El
Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de
Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante
CD-AUTOSHOP o Encargado del Tratamiento, de acuerdo al procedimiento
anteriormente mencionado.
10.
Deberes de CD-AUTOSHOP
Todos
los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es
responsabilidad de CDAUTOSHOP a cumplir los deberes que al respecto imponga la
ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes
obligaciones:
10.1
Deberes de respecto del titular del dato.
–
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas
en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
–
Informar de manera clara y suficiente al titular
sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud
de la autorización otorgada.
–
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o
rectificar sus datos personales.
–
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a
sus datos personales.
–
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los
términos señalados en la presente política.
10.2
Deberes de respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos
personales.
–
Observar los principios de veracidad, calidad,
seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente
política.
–
Conservar la información bajo las condiciones de
seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
–
Actualizar la información cuando sea necesario.
–
Rectificar los datos personales cuando ello sea
procedente.
–
CD-AUTOSHOP cuenta con políticas y procedimientos de
Seguridad, donde el objetivo principal es Asegurar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de nuestros
clientes, clientes potenciales, terceros y de la organización, también asegurar
la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la
operación.
–
La gestión de la seguridad de la información está
basada entre otras en las siguientes medidas:
–
Gestión de cumplimiento de políticas y procedimientos
de seguridad
–
-Controles de acceso físico y lógico
–
Seguridad Local, con solución antivirus, etc.
–
Gestión de Actualizaciones de Seguridad
–
Monitoreo y protección de la bases de datos
–
-Capacitación y Concientización
–
-Protección de los datos sensibles
–
-Todas las medidas de seguridad se enfocan a la
protección de la información, datos personales y/o sensibles y base de datos.
10.3
Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado.
–
Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente
datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
–
Garantizar que la información que se suministre al
Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible.
–
Comunicar de forma oportuna al Encargado del
tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
–
Informar de manera oportuna al Encargado del
tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que
éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
–
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento,
el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
titular.
–
Informar al Encargado del tratamiento cuando
determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una
vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo.
10.4
Deberes de respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
1. i)
Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la
existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
2. ii)
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
10.5
Deberes de cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si
CD-AUTOSHOP realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u
organización, responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes
deberes:
–
Establecer que el responsable del tratamiento esté
autorizado para suministrar a CD-AUTOSHOP los datos personales que tratará como
Encargado.
–
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
–
Conservar la información bajo las condiciones de
seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
–
Realizar oportunamente la actualización,
rectificación o supresión de los datos.
–
Actualizar la información reportada por los
responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a
partir de su recibo.
–
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por
los titulares en los términos señalados en la presente política.
–
Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en
trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
–
Insertar en la base de datos la leyenda “información
en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente
sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
–
Abstenerse de circular información que esté siendo
controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
–
Permitir el acceso a la información únicamente a las
personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
–
Informar a la Superintendencia de Industria y
Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los titulares.
–
Cumplir las instrucciones y requerimientos que
imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11.
Niveles y Medidas de Seguridad.
CD-AUTOSHOP
cuenta con políticas y procedimientos de Seguridad, donde el objetivo principal
es asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información
y bases de datos de nuestros clientes, terceros y de la organización, también
asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la
operación.
Todas
las medidas de seguridad que tiene CD-AUTOSHOP se enfocan a la protección de la
información, datos personales y/o sensibles y base de datos. Estas medidas
permiten tener el control de que usuarios autorizados y no autorizados,
acceden, modifican o cambian, borran, adulteran, eliminan la información y/o
datos personales.
12.
Transferencia internacional de datos personales.
CD-AUTOSHOP
no hace transferencia de datos de otros países. En caso de tener que hacerlo
será imprescindible contar con la autorización del titular de la información
que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es
presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la
circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos
personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán
verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del
titular que permita trasmitir sus datos personales. Dicha transferencia de los
datos personales se realiza únicamente a terceros con quien CD-AUTOSHOP tenga
vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
13.
Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados.
CD-AUTOSHOP
no hace transmisiones internacionales o nacionales de datos. En caso que
CDAUTOSHOP deba enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante
cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos
personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
–
Los alcances del tratamiento.
–
Las actividades que el Encargado realizará en nombre
de CD-AUTOSHOP
–
Las obligaciones que debe cumplir el Encargado
respecto del Titular del dato y de CD-AUTOSHOP
–
La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las
obligaciones del Responsable observando la
–
presente política.
–
El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo
con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios
establecidos en la ley colombiana y la presente política.
–
La obligación del Encargado de proteger adecuadamente
los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad
respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
14.
Aviso de Privacidad
CD-AUTOSHOP
en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso
de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo a través
del correo electrónico servicioalcliente@cdautoshop.com.co
y/o dirección
Neiva: Cra 5 No 70 sur - 27, Neiva, Huila
Florencia: Cra 11 No 4 sur - 71, Florencia, Caquetá
Pitalito: Av Circunvalar No- 10 - 137 sur, Pitalito, Huila
y/o
a través de la página web https://www.autoshopchevrolet.co/politica-de-privacidad
15.
Vigencia de Bases de Datos
La
vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir
las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo
11 del Decreto 1377 de 2013.
16.
Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo
de información.
Cualquier
cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma
oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de
contacto y/o a través de:
–
Página pública: www.autoshopchevrolet.co
–
Correo electrónico enviado a los titulares.
–
Para los titulares que no tengan acceso a medios
electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a
través de una publicación en un diario de amplia circulación.
Las
comunicaciones se enviarán como mínimo diez (10) días antes de implementar las
nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma. Cuando el cambio se
refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá solicitar del titular una
nueva autorización.
Esta
política rige a partir de la fecha y deroga todas las disposiciones verbales o
escritas que se hayan aplicado en la organización.
Fecha
de elaboración: 1 de diciembre de 2018.
Fecha
de Publicación: 2 de enero de 2019.
CD-AUTOSHOP
Neiva: Cra 5 No 70 sur - 27, Neiva, Huila
Florencia: Cra 11 No 4 sur - 71, Florencia, Caquetá
Pitalito: Av Circunvalar No- 10 - 137 sur, Pitalito, Huila